+7 (499) 653-60-72 Доб. 817Москва и область +7 (800) 500-27-29 Доб. 419Федеральный номер

Система согласования документов

ЗАДАТЬ ВОПРОС

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Л учшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования — повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость. Согласование — не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования — совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Коллективная работа над документом далее по тексту будет рассматриваться частный случай коллективной работы над документом — одновременное согласование предполагает, что изменения в один и тот же документ вносят разные люди. Безусловно, есть такие программные продукты, действительно позволяющие одновременно редактировать документ разным пользователям и видеть онлайн корректировки друг друга, типа Google Docs и MS Office

Как организовать одновременное согласование документа в СЭД. Четыре кейса

Коллективная работа над документом далее по тексту будет рассматриваться частный случай коллективной работы над документом — одновременное согласование предполагает, что изменения в один и тот же документ вносят разные люди.

Безусловно, есть такие программные продукты, действительно позволяющие одновременно редактировать документ разным пользователям и видеть онлайн корректировки друг друга, типа Google Docs и MS Office Однако, во-первых, они являются облачными, а, во-вторых, не являются системами документооборота.

Чтобы ответить на этот вопрос, в первую очередь, нам приходится уточнять текущее состояние процессов. Состояние обычно разное: от абсолютно нерегламентированного хаоса до четкого и прозрачного процесса реже.

В конце концов наша команда выработала для себя ряд рекомендаций, которые советует своим заказчикам. В рамках процесса всегда должен быть определен один ответственный за документ или пакет документов. Только он полностью несет ответственность не за конкретные части документа, а за весь документ в целом. Если ответственного не будет — будет хаос не только в процессе, но и в самом документе. Как правило ответственным становится либо сам автор непосредственно, либо инициатор процесса согласования.

Процесс согласования не должен быть большим, если вы хотите, чтобы он был понятным всем пользователям и не затягивался на месяц или более. Оптимальное количество этапов согласования официального документа не рецензентов — до В процессе согласования не рекомендуется использовать только параллельное согласование.

Гораздо эффективнее будет разбить процесс на несколько этапов. Причем в качестве первого -ых рецензента -тов рекомендуется назначить наиболее опытного сотрудника, который сможет произвести первичную проверку на наиболее распространенные ошибки для договорных документов, например, это может быть сотрудник юридического департамента. Это позволит в дальнейшем сильно сэкономить общее время согласования, избавив всех участников от одних и тех же корректировок.

Выделение нескольких этапов согласования также позволит четко разграничить зоны ответственности. Не забывайте про срок согласования! На каждом этапе он должен быть четко ограничен. Если задание по согласованию не было выполнено в обозначенный срок, предусмотрите эскалацию процесса, иначе в определенный момент можете сильно пострадать от загрузки.

В зависимости от сложности документа или его нетиповой структуры сроки могут вычисляться непосредственно в процессе либо задаваться инициатором.

У большинства систем проблемы схожи в большей или меньшей степени, поэтому в рамках этой статьи я постараюсь охватить все возможные варианты реализации коллективной работы над документом с учетом перечисленных рекомендаций и без привязки к конкретным условиям. Их на самом деле масса, и выношу их на ваше обсуждение. Итак, в этой главе мы рассмотрим 4 кейса реализации одновременного согласования документов в СЭД.

Нормальное требование, хотя и не всегда обдуманное. Чаще всего применяется к типовым договорным документам. Как это выглядит: ответственный исполнитель создает структуру документа, далее разбивает его на разделы, назначает рецензента на каждый раздел и определяет срок выполнения задания.

Назначенные сотрудники получают уведомление по электронной почте. При разбиении документа для каждого раздела создается отдельный файл. Таким образом, каждый сотрудник получает в системе доступ к нужной для него части документа и фокусируется непосредственно только на ней. Альтернативным вариантом, кстати, может быть закрашивание ненужных частей документа для рецензента. Не зря мною сделан акцент, что данный вариант отлично подходит только для типовых документов.

А если речь идет о нетиповом документе? Согласитесь, что в таком случае вероятность того, что рецензенту например, юристу или финансовому директору потребуется увидеть весь документ целиком, резко возрастает. Другой вариант: когда инициатор определяет состав рецензентов для согласования, СЭД создает для каждого свою версию, привязанную к электронной карточке документа.

После того, как последний рецензент завершит работу, система или инициатор производит слияние версий. После слияния всех версий рецензентов по согласуемому документу получается итоговая версия рис. С одним документом одновременно смогут работать несколько рецензентов. При большом количестве рецензентов, анализировать исправления в документе будет очень сложно рис.

Данный вариант является частным случаем кейса 2, позволяющей ВСЕМ согласующим одновременно видеть примечания друг друга и работать с единой версией документа. При этом шаблон документа должен быть создан в формате docx Word и старше. Происходит программное управление текстом документа на сервере: слияние примечаний, закрытие текста от редактирования и т. Далее, по заданному периоду или при каждом сохранении, системный агент забирает примечания из открытых рецензентами копий, сливает их в главный документ и актуализирует копии рецензентов.

Сам главный документ при этом никто редактировать не может, он всегда будет заблокирован. В качестве примечаний могут выступать предложения по формулировкам, вопросы или пометки для инициатора, на что стоит обратить внимание.

За счет того, что рецензенты могут вносить примечания непосредственно в текст, обозначенный в кейсе 2, минус автоматически разрешается.

Данный вариант позволяет реализовать полноценную коллективную работу с документом так, как ее ожидает увидеть заказчик. Использование только примечаний удобны не во всех ситуациях при согласовании документа. Например, если рецензенту требуется внести крупные правки в документ, удобнее будет использовать корректировки, чтобы, в случае одобрения инициатором, можно было оперативно их принять. Данный вариант отлично подходит, когда в организации действует жесткий регламент процесса согласования с четко разграниченными зонами ответственности, или для работы с официальными документами.

Отмечу, что рецензенты при этом по-прежнему смогут вносить правки в документ например, исправить некорректное окончание, изменить формулировку пункта и т.

После первого круга согласования инициатору возвращается документ на доработку. Он создает новую версию документа, вносит в нее корректировки, отмеченные в задаче и возвращает документ на повторное согласование.

В чем удобство данного кейса для руководителя? Вне зависимости от того, сам ли он работает в системе либо действует через своего помощника, после одобрения документа всеми рецензентами, формируется и распечатывается лист согласования к документу рис.

Если никаких рисков по данному документу организации не грозит, руководитель ставит подпись на экземплярах документа и отдает их далее на регистрацию и отправку. Примечания рецензентов на карточке процесса представлены структурированно и доступны для просмотра по ходу процесса согласования не только инициатору, но и самим рецензентам. В отличие от документа, с карточки процесса невозможно случайное удаление резолюций, тем самым минимизируется субъективный фактор. Использование листа согласования в данном примере дополнительно акцентирует внимание руководителя на наиболее важных условиях документа и позволяет снизить возможные финансовые потери.

При большом количестве рецензентов либо при более чем 3 трех итерациях согласования документа, на карточке процесса скапливается очень много информации, которую становится сложно воспринимать.

В этом случае рекомендуется формировать лист согласования в разрезе конкретной версии. В случае некорректно выстроенного процесса время согласования документа может оказаться сильно затянутым. Перечисленные выше кейсы закрывают наиболее типовые ситуации. Отходить от регламента даже в таких ситуациях нежелательно, но сроки желаемые и запланированные в процессе между собой не стыкуются.

Что можно сделать, чтобы не отходить от регламента и в то же время каким-либо образом оптимизировать время согласования документа? На мою память встречалось два дополнительных варианта разрешения экстремальных ситуаций без физического сбора сотрудников.

Для учета выше описанных нестандартных ситуаций в регламенте стоит предусмотреть запараллеливание ряда этапов. Согласитесь, что ситуации, когда документ одновременно начинают редактировать сразу несколько сотрудников, реально возникают не часто.

Всплывающее окно-предупреждение о том, что в данный момент документ редактируется другим рецензентом. После того как документ освободиться, второму рецензенту придет соответствующее уведомление рис.

Просто взять и собраться для обсуждения документа — часто используется в практике. Они позволят удобно обмениваться информацией и мгновенными сообщениями с вашими сотрудниками.

Тогда, при необходимости оперативного обсуждения документа, инициатор создает конференцию, в которую подключает рецензентов. Обсуждение спорных пунктов по документу можно производить прямо на рабочем месте, не отвлекая сотрудников от остальных обязанностей. При этом все сотрудники автоматом будут в вашем списке контактов. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте, информация об этом будет сразу видна. А с объектами СЭД задачами, документами, записями справочников и т.

Ну и уровень безопасности во встроенном мессенджере значительно выше. Общие рекомендации по процессу согласования 1.

Согласование документов в электронном виде

Согласование документов. Подпишитесь, и вы всегда будете в курсе свежих новостей рынка ECM. TESSA 3. Финансы уйдут в электронный документооборот. В ожидании цифрового прорыва. Аналитика рынка. Обзоры полезных рекомендаций.

Вы точно человек?

Согласование — это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ. Это относится не только к документам, например, согласованию приказа, согласовывать можно отдельные файлы, а также проведение мероприятий, заведение контрагентов для использования в системе и проектов, отдельные проектные задачи и многие другие объекты системы. При этом глобальная цель процесса согласования — повысить качество не только согласуемых документов, но и реальных управленческих решений, которые обычно стоят за этими документами, поэтому процесс согласования является важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость компании. После этого откроется рабочее место администратора бизнес-процессов по настройке шаблонов процессов в системе.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Листоход - Простая система электронного документооборота

Автоматизация процесса согласования договоров — ключевая и первостепенная задача для любых организаций, вовлеченных в активную хозяйственную деятельность с внешними контрагентами. Именно создание системы согласования договоров в электронном виде среди всех возможных направлений автоматизации документооборота дает наиболее значимый для компании эффект, приводит к ускорению процессов заключения сделок и существенно снижает риски подписания контрактов на невыгодных для организации условиях. Система управления договорами повышает эффективность работы множества департаментов, среди которых тендерно-договорной отдел, отдел закупок, канцелярия, бухгалтерия, юридический отдел и другие.

Комплексное решение на. Согласование документа в электронном виде значительно сокращает сроки согласования, особенно если согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах.

Маршруты согласования документов в системе электронного документооборота iTs-Office: Параллельный - уведомление отправляется сразу всем участникам процесса рецензентам. В уведомлении есть вся необходимая информация - какой документ необходимо согласовать, срок согласования, ответственный по документу, тема и прочее. Последовательный - уведомление отправляется сначала первому рецензенту в списке. После того, как он оставит свою рецензию, СЭД сформирует уведомление следующему в списке согласования рецензенту и так до самого последнего рецензента.

Согласования

Основной целью внедрения решения является автоматизация процесса согласования и обработки документов, не относящихся к ранее перечисленным командировочные удостоверения, финансовые документы, договора и др. Основные функциональные возможности: возможность настройки процесса согласования документа пользователем-инициатором самостоятельно параллельное и последовательное согласование документов возможность постоянной двухсторонней интеграции с прочими системами заказчика Oracle, Active Directory, и т. Наши решения максимально удовлетворяют требованиям Пользователей, поскольку при разработке каждого из них учитывались предложения, замечания и пожелания наших Заказчиков. Более подробную информацию о каждом из решений компании Galantis, а также заказать презентацию и поговорить с высококвалифицированными специалистами Вы можете по телефонам, указанным на сайте, или отправить нам запрос на адрес market galantis. Согласование универсальных документов Основной целью внедрения решения является автоматизация процесса согласования и обработки документов, не относящихся к ранее перечисленным командировочные удостоверения, финансовые документы, договора и др.

Уменьшить по сравнению с E-Mail риск потери документа или разглашения его содержания, повысить удобство. В бесплатной облачной версии Listohod. У вас уже 5.

Организационные основы процедуры согласования документов

Полный цикл работы с документами, включая подготовку и передачу документов на архивное хранение. Быстрая установка и легкое обслуживание. Систему легко настроить под структуру и правила делопроизводства организации. Web-доступ и мобильные приложения позволяют сотрудникам быть непривязанными к рабочему месту в офисе и решать любые вопросы удаленно. Одной из важнейших функциональных задач системы является защита информации от несанкционированного доступа и конфиденциальность документов, хранящихся в СЭД. Система позволяет гибко настраивать доступ сотрудников ко всем зарегистрированным документам точно в соответствии с их должностными обязанностями и полномочиями полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа и т. Помимо картотечного принципа доступа к регистрационным карточкам и документам, реализована возможность ограничить доступ к РК только фигурантами данной карточки автор, исполнитель поручений, контролер поручений, адресат или получатель РК. Такой принцип доступа называется персонифицированным.

Согласование универсальных документов

В ПДД прямого запрета на этот счет нет, и многие водители считают, что в данном случае маневр является разрешенным, однако это не. При выполнении обгона справа, водитель перемещается на встречную полосу. В России движение левостороннее, по этой причине понятие обгона справа отсутствует в нормативных документах. С правой стороны находится тротуар или лесополоса (за городом. Разрешено ли выполнять обгон в тоннеле Обгон в тоннелях и других подобных сооружениях категорически запрещен, и инспектора ГИБДД строго следят за данными зонами, наказывая нарушителей.

организовать передачу документа руководителю и; зафиксировать результат согласования / подписания / утверждения документа в системе.

Настройка согласования документов в 1С Документооборот

Так же стоит учесть специфику нормативных актов и связи их выполнения, которые сильно запутаны действующим законодательством. У нас ошибочно складывается впечатление, что военнослужащий не имеет никаких прав всегда обязан слепо подчиняться. К счастью, это не так, как бы не убеждали в обратном должностные лица в погонах. Ежедневное вбивание бесправности и психологическое воздействие приводит к тому, что мы не подвергаем это сомнению и не отстаиваем свои права.

Такими аргументами в спортивном клубе вряд ли кто-то станет апеллировать. Дарина Стригельская, адвокат:Несмотря на определенную специфику данных правоотношений, они регулируются законом о защите прав потребителей.

Своевременное обращение к юристу позволяет рассмотреть ситуацию под правовым углом и найти все пути ее разрешения, и уже потом выбирать решение, в зависимости от желаемого результата. Как получить юридическую консультацию по земельным вопросам, читайте.

Бесплатный юридический консультант поможет ответить на очень серьезные вопросы, которые не требуют отлагательств.

Безусловно, родные и близкие - это ваше все, и для них вам не жалко никаких денег. Как рассчитывать доплаты и в каком размере определено в законе. Или для размещения летнего кафе, для проведения досуговых мероприятий и т. Оценка состояния аккумуляторных батарей.

Он заявил, что намерен убеждать и говорить с теми, кто выступает против нынешней стратегии Банковой в вопросе отношений с Россией и решения конфликта на Донбассе. Зеленский заявил, что недавно собирал у себя представителей ветеранских организаций, включая Нацкорпус, и объяснил, почему не может озвучивать абсолютно все планы по разведению войск и военных шагов Украины.

Он также выразил надежду, что Москва и боевики также поняли, что Украина не пойдет на уступки и не откажется от своих территорий. Он также отметил, что сейчас власть ведет коммуникацию по трем спискам пленных - тех, которых Россия задержала в Крыму, тех, которые признаны узниками в ОРДЛО и тех, плен которых ни РФ, ни ОРДЛО не признают (самый сложный вопрос, по словам Зеленского).

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Лилия

    Фига! Молодец!

  2. Лия

    Это мне не совсем подходит.